Контрольно-кассовая техника (ККТ или онлайн-касса) - это ЭВМ, иные компьютерные устройства и их комплексы, формирующие электронные документы со сведениями о расчетах, обеспечивающие запись таких сведений в фискальные накопители и их передачу в налоговые органы через оператора фискальных данных, а также печать документов с этими сведениями на бумажных носителях в виде кассовых чеков.

Фискальный накопитель (сокращенно ФН) - это небольшое криптографическое устройство. 

ФН является обязательным элементом для работы онлайн-кассы. ФН вставляется внутрь корпуса онлайн-кассы.

В соответствии с 54-ФЗ все кассы должны хранить и передавать данные по чекам в налоговую. Этой передачей занимаются специальные организации - Операторы Фискальных Данных  (ОФД).

ФН согласно 54-ФЗ:

1. Подписывает передаваемые из ККТ в ОФД чеки специальной электронной подписью – фискальным признаком. 
2. Проверяет фискальный признак на приходящих от ОФД в ККТ подтверждениях.
3. Шифрует передаваемые из ККТ в ОФД кассовых чеков.
4. Хранит в своей памяти: регистрационный и заводской номер ККТ; наименование и ИНН пользователя ККТ; информацию об ОФД, к которому подключена ККТ.
5. Осуществляет бесперебойную работу ККТ в течении 30 календарных дней при условии отсутствия передачи данных в ОФД.
6. Блокирует формирование нового кассового чека, если в памяти находится кассовый чек, сформированный 30 дней назад, но так и не переданный в ОФД.

Онлайн-кассы пришли на смену старым ККТ с ЭКЛЗ.

Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа"

Фискальные накопители подразделяются на 2 вида по сроку их замены: на 15 месяцев и 36 месяцев. 

Какой ФН приобрести зависит от:

• вида осуществляемой деятельности
• продаваемого товара
• применяемой системы налогообложения.

ФН на 15 мес. обязаны применять:

Организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие торговлю подакцизным товаром:

• Алкогольная продукция (крепкий алкоголь и слабоалкогольная продукция: пиво, разливное пиво, сидр, пуаре, медовуха)
• Табачная продукция (все магазины, киоски и табачные лавки, в которых есть сигареты)
• Легковые автомобили и мотоциклы с мощностью двигателя свыше 112,5кВт (125 л.с.)
• Бензин, дизельное топливо, моторные масла.

ФН на 36 мес. обязаны применять:

• Организации и ИП, осуществляющие оказание услуг
• Организации и ИП на спецрежимах налогооблажения: УСН, ЕНВД, ПСН, ЕСХН

Если вы используете спецрежим, например, ЕНВД, но продаете акцизный товар, вы обязаны использовать ФН на 15 мес.

Могут выбрать какой ФН использовать, на 15 мес. или 36 мес.:

• Организации и ИП при сезонном характере работы. 
• Организации и ИП, применяющие ЕНВД или ЕСХН вместе с основным режимом налогообложения
• ИП, применяющие вместе с основным режимом налогообложения режим УСН
• Организации и ИП в удаленных и трудноступных местах (использующие кассу в "автономном" режиме).

*ФН на 15 месяцев пришли на замену ФН 13 месяцев в связи с переходом на новый формат фискальных данных (ФФД). Для ФН 15 месяцев применяются правила, как для ФН 13 месяцев.

Фискальные накопители подразделяются на 2 вида по сроку их замены: на 15 месяцев и 36 месяцев. 

Какой ФН приобрести зависит от:

• вида осуществляемой деятельности
• продаваемого товара
• применяемой системы налогообложения.

Ч.4 ст.14.5 КоАП РФ предусматривает ответственность для тех, кто применяет ФН с иным сроком действия: штраф от 1500 до 3000 рублей для должностных лиц (и ИП) и от 5000 до 10000 рублей для юридических.

Но! Обратите внимание на пункт "сезонный храктер работы". В законе никак не регламентируется "сезонность", поэтому при необходимости любой бизнес может использовать ФН на 15 мес., обосновав это "сезонностью своей торговли". 

Тем не менее с точки зрения экономии ФН на 36 мес. - более выгодный для предпринимателей.

*ФН на 15 месяцев пришли на замену ФН 13 месяцев в связи с переходом на новый формат фискальных данных (ФФД). Для ФН 15 месяцев применяются правила, как для ФН 13 месяцев.

ФФД - это формат фискальных данных. Форматы утверждены законодательно.

• Формат ФФД 1.0

На старте реформы действовал только ФФД 1.0. Формат 1.0 был легитимен только до 1 января 2019 года.

• Формат ФФД 1.05 - переходный

В формат 1.05 добавлены такие операции: аванс, предоплата, кредит. ФФД 1.05 можно использовать пока не закончится срок действия ФН. А далее - перейти на действующий формат ФФД.

• Формат ФФД 1.1

ФФД 1.1 действует с 1 июля 2019 года.

26 декабря 2019 года опубликован приказ MMB-7-20/434@ «О внесении изменений в приложение №2» к приказу Федеральной Налоговой Службы от 21.03.2017 N ММВ-7-20/229@ «Об утверждении дополнительных реквизитов фискальных документов и форматов фискальных документов, обязательных к использованию».

Изменения в ФФД с 1 марта 2020 года:

1. Появился универсальный механизм формирования реквизита «Код товара» (тег 1162) для различных товарных групп.
2. Утвердили печатную форму чека для тега 1162.
3. Уменьшили количество обязательных реквизитов в печатной форме. Сумма НДС в итоге чека стала обязательна только для юрлиц. 
4. Расширили значения тега «Признак предмета расчёта». Появились значения «страховые взносы», «расходы», «выплаты казино» и др.

Кого затрагивают изменения?

• Торговля маркированными товарами
• Страховые компании
• Казино и т.д.

ФН 1.0 и 1.1 отличаются:

• поддерживаемыми форматами ФФД
• памятью ФН

ФН 1.0

ФН 1.0 поддерживает форматы фискальных документов ФФД 1.0 и 1.05. Период работы ограничен 13 или 36 месяцами.

ФН 1.1

ФН поддерживает форматы фискальных документов ФФД 1.0, 1.05 и 1.1. В наличии ФН сроком на 15 или 36 месяцев.

Формат ФФД 1.0 был легитимен только до 01.01.2019 (Приказ ФНС). С 1 января 2019 года все должны были обновить свои кассы до нового формата.

Согласно Федеральный закон №349-ФЗ от 27.11.2017 г. предприниматели могут получить налоговый вычет 18 000 рублей на каждоую кассу. 

Цель законопроекта – облегчить финансовую нагрузку для тех предпринимателей, которые выполнили требования законодательства в срок.

Как получить налоговый вычет при покупке онлайн-кассы?

Налоговый вычет получили предприниматели, которые приобрели ККТ и поставили на учет в ФНС в 2018 и 2019 году. 

Для тех, кто покупает кассу в 2020 году, вычет на кассу не предусмотрен.

1 июля 2017 года:

• ОСНО, УСН - розничная торговля
• Все те, кто ранее обязаны были применять ККТ с ЭКЛЗ
• Интернет-магазины, принимающие оплату на сайте

1 июля 2018 года:

• Организации и ИП на ЕНВД, ИП на Патенте - торговля и общепит (с работниками)
• Вендинг (кроме ИП без работников)

1 июля 2019 года:

• ИП без сотрудников на ЕНВД и Патент - торговля и общепит
• Услуги и работа с БСО
• Вендинг (ИП с работниками)

1 июля 2020 года:

• ЖКХ и общественный транспорт (заканчивается мораторий на штрафы) 

1 июля 2021 года:

• ИП без наемных работников, которые продают товары собственного производства, выполняют работы или оказывают услуги.

От применения онлайн-касс освобождены самозанятые. 

Самозанятые регистрируются в ФНС через приложение "Мой налог" (не путать с ИП без сотрудников!). Самозанятые  выписывают онлайн-чеки через приложение и там же платят налоги. 

А также:

• Торговля газетами, журналами и сопутствующими товарами в киосках (оборот газет и журналов должен быть не менее 50%)
• Торговля на ярмарках, выставках-продажах, розничных рынках (открытые уличные)
• Торговля фруктами, овощами, ягодами, арбузами и дынями в развал
• Торговля безалкогольной продукцией в розлив (молоком, маслом, квасом) и живой рыбой с цистерн
• Торговля в киосках мороженым
• Продавцы собственноручно изготовленных изделий народных промыслов и художественных промыслов ("хендмейд")
• Продажа ценных бумаг
• Кредитные учреждения и микрофинансовые организации
• Платежные системы
• Церкви
• Торговля антикваром
• Услуги по ремонту и покраске обуви
• Услуги по изготовлению и ремонту ключей и галантереи из металла
• Пахари
• Плотники
• Присмотр и уход за детьми, больными, престарелыми и инвалидами
• Вспашка огородов и распил дров
• Пункты приема утильсырья и стеклотары
• Точки продаж почтовых марок
• Разносная торговля, в том числе в поездах и на борту самолета (кроме товаров, входящих в список технически сложных)
• Вокзальные/портовые носильщики
• Сельские фельдшерские пункты
• Государственные и муниципальные библиотеки
• Муниципальные автомобильные парковки
• Организация общественного питания для лиц, получающих образование
• Страховые агенты (электронный чек должна отправить страховая компания)
• Торговые автоматы ("старого" образца, которые принимают только монеты и не подключены к сети)

А также:

• продавцы бахил в розницу
• ручная или лоточная торговля входными билетами и абонементами муниципальных или государственных театров (исключение — интернет-торговля)
• Юридические лица и ИП, сдающие в наем находящиеся в их собственности жилые помещения или стояночные машино-места, расположенные на территории многоквартирных домов (не автономные гаражи)
• ТСН (товарищества собственников недвижимости), ТСЖ (товарищества собственников жилья), СНТ (садоводческие некоммерческие товарищества), кооперативы потребителей, принимающие безналичную оплату за использование помещений и предоставление услуг своим участникам, в том числе коммунальных согласно уставу (не касается работы с наличкой!)

Это положение не распространяется на организации и ИП, которые используют для расчетов автоматические устройства, а также осуществляют торговлю подакцизными товарами или товарами, подлежащими обязательной маркировке.

Расхождение реальных продаж с переданными в ФНС данными равносильно подаче заведомо ложной налоговой декларации. Поэтому наличие интернета и вопрос, что делать, когда интернет пропал на точке - один из главных вопросов, волнующих предпринимателей.

Допускается расхождение между реальным временем расчета и передачей онлайн-чека оператору фискальных данных в 5 минут.

В случае отсутствия Интернета касса хранит у себя все не переданные чеки и при возобновлении связи снова начинает их передавать. 

Общая рекомендация - не допускать, чтобы чеки не отправлялись в ОФД дольше  24 часов с момента осуществления расчета с покупателем.

В настоящее время налоговые органы лояльно относятся к таким нарушениям.

Но! Фискальный накопитель без передачи данных проработает 30 дней, затем устройство будет заблокировано!

Обычно онлайн-касса сообщает сообщает кассиру о том, что есть неотправленные чеки, и выдает предупреждение. Внимательно отнеситесь к таким сообщениям и незамедлительно принимайте меры.

Также информацию по отправленным и неотправленным чекам, а также другую полезную статистику вы можете посмотреть в Личном кабинете ОФД.

При возврате кассир принимает товар, выбивает чек с признаком расчета "Возврат прихода", где указывает наименование и количество возвращенного. После покупателю выдают чек и деньги из ящика ККТ.

В итоге отчет о закрытии смены в день возврата будет сформирован с учетом выданной суммы. Закон 54-ФЗ не требует выписывать еще и РКО, если человек вернулся с товаром не в день покупки. Таким образом, теперь не важно, вернул покупатель товар в день покупки или позже.

Кассир не должен забирать у покупателя чек на возвращенный товар, так как по Закону о защите прав потребителей у человека вообще может не быть первичного чека. Но чек с признаком расчета "Возврат прихода" кассир обязательно выдает покупателю. Иначе возможен штраф: до 10 000 руб. на организацию и до 2 000 руб. нна директора. Если ККТ при возврате не применить, наказание будет еще суровее.

Также под каждый чек с признаком расчета "Возврат прихода" необходимо брать у покупателя заявление о возврате.

Кассовый чек (БСО) коррекции – чек, который формируется при выполнении корректировки расчетов, произведенных ранее. Он должен быть сформирован не позднее отчета о закрытии смены (п. 4 ст. 4.3 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Чек коррекции применяется в случае:

• осуществления расчета без применения онлайн-ККТ
• применения онлайн-ККТ с нарушением закона.

Порядок исправления зависит от вида ошибки и от ФФД. 

Различаются два вида ошибок:

• Неприменение ККТ – для ФФД 1.1 и 1.05 используется чек коррекции.
• Исправление ошибки – для ФФД 1.1. используется чек коррекции, а для ФФД 1.05 необходимо сформировать такой же чек c обратной операцией, т.е. если был чек на приход, необходимо сформировать чек на возврат прихода, а уже потом правильный чек.

Корректировку расчета можно произвести с применением любой единицы ККТ, а не только с помощью той, которая не была применена (либо при применении которой совершен некорректный расчет).

Что касается освобождения от административной ответственности по ч. 2, 4 ст. 14.5 КоАП РФ, то по общему правилу налогоплательщик может ее избежать, если письменно заявит о нарушении в налоговую и добровольно исполнит соответствующую обязанность до вынесения постановления (т.е. оформит чек коррекции или иным образом скорректирует расчет).

При этом должны соблюдаться в совокупности условия (примечание к ст. 14.5 КоАП РФ):

• на момент обращения лица с заявлением налоговый орган не знал о правонарушении;
• представленные сведения и документы являются достаточными для установления события административного правонарушения.

 Когда можно применять удаленную онлайн-кассу:

• при разносной торговле
• при дистанционной продаже товаров (курьеры, заказ товаров по каталогам, в «магазине на диване» и т.д.)
• если расчет осуществляется там, где была выполнена работа или оказана услуга, но вне торгового объекта или офиса (например, при установке окон или уборке квартиры)
• при продаже билетов и талонов водителем или кондуктором в транспортном средстве
• расчеты за услуги через автоматические устройства (вендинг) при условии отображения QR-кода на экране
• в сферах, где законодательно установлено использование утвержденных федеральными органами исполнительной власти бланков строгой отчетности (БСО) в сфере услуг
• при оплате услуг ЖКХ за исключением наличных и электронных средств платежа с их предъявлением.

В случае использования удаленной онлайн-кассы вы можете:

1. Отправить клиенту на email или телефон ссылку на чек.
2. Показать клиенту QR-код.

Использовать удаленную онлайн-кассу - право, но не обязанность. Вы можете использовать обычную онлайн-кассу в месте расчета.

Особенности применения ККТ при оплате услуг ЖКХ

Сформировать чек по кассе должен тот, кому приходят деньги. Если договор заключен между потребителем услуг и ресурсонабжающей компанией, то ККТ применяется.

ККТ не нужна, если деньги получает ТСЖ.  Прием в кассу ТСЖ взносов от членов ТСЖ для целей деятельности ТСЖ не относится к расчетам для целей 54-ФЗ и не требует применения ККТ (Письмо Минфина РФ от 25.05.2018 № 03-01-15/35605).

Но! Применять ККТ необходимо, если у ТСЖ есть расчеты с потребителями не только для оплаты коммунальных услуг, содержания жилого помещения и капитального ремонта (например, прием оплаты за услуги электрика, слесаря, охраны, ремонт и т.п.)

Сроки формирования чеков в сфере ЖКХ

Если расчеты осуществляются дистанционно (отсутствует непосредственный контакт клиента и пользователя ККТ), у организации есть срок 5 дней с момента поступления денег на расчетный счет, чтобы сформировать кассовый чек и передать его в ФНС через Оператора Фискальных Данных.

При осуществлении расчетов в виде зачета или возврата предварительной оплаты и (или) авансов, ранее внесенных физическими лицами за услуги в сфере ЖКХ (включая услуги ресурсоснабжающих организаций), пользователем ККТ может быть сформирован один кассовый чек (бланк строгой отчетности), содержащий сведения обо всех таких расчетах, совершенных за расчетный период, не превышающий календарного месяца или установленный законодательством Российской Федерации (но не позднее 10 календарных дней, следующих за днем окончания расчетного периода), без выдачи (направления) кассового чека (бланка строгой отчетности) клиенту (абзац первый п. 2.1 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ в редакции Федерального закона от 06.06.2019 № 129-ФЗ).

ЖКХ при получении оплаты за коммунальные услуги безналичным способом не обязаны печатать чек или передавать его в электронном виде потребителю.

Обязанность возникает только по письменному запросу от потребителя услуг. Причем такой запрос должен быть не позднее 3 месяцев со дня формирования соответствующего кассового чека . В случае получения письменного запроса у организации есть 5  рабочих дней для передачи клиенту чека на бумаге или в электронном виде (наименование услуги, дата и сумма расчета).