Можно ли обойтись без КЭП при работе с электронными экспедиторскими документами
С 1 сентября 2026 года для всех, кто работает с экспедиторскими документами, наступает новый порядок: электронный документооборот становится обязательным. Бумажные версии останутся только в строго определённых законом случаях.
В большинстве ситуаций работа с электронными экспедиторскими документами (поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки) потребует наличия квалифицированной электронной подписи (КЭП). Это касается как руководителей, так и сотрудников, которые подписывают документы от имени компании.
Когда бумажные документы ещё разрешены
Приказ Минтранса от 03.04.2026 №115 закрепил пять исключений, когда экспедиторские документы можно оформлять на бумаге. Они действительны до 1 сентября 2032 года .
Случаи, когда можно без КЭП и ЭДО:
➜ Режимы ЧС и КТО — оказание услуг на территориях, где введены режимы повышенной готовности, чрезвычайной ситуации, чрезвычайного или военного положения, контртеррористической операции.
➜ Форс-мажор — если у экспедитора или его клиента отсутствует техническая возможность сформировать электронный документ из-за обстоятельств непреодолимой силы (например, стихийные бедствия).
➜ Услуги для физических лиц — если клиент заказывает экспедиторские услуги для личных, семейных, домашних нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью.
➜ Иностранные клиенты — если экспедиторские услуги оказываются иностранному юридическому или физическому лицу.
Если ваша деятельность не попадает ни под одно исключение, с 1 сентября 2026 года бумажные экспедиторские документы теряют юридическую силу. Вместо них нужно оформлять электронные версии, заверенные квалифицированной электронной подписью.
Для работы потребуется:
➣ Для руководителя организации или ИП — сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП).
➣ Для сотрудников — сертификат КЭП плюс машиночитаемая доверенность (МЧД), которая подтверждает полномочия на подписание документов от имени компании.
➣ Электронные документы подписываются и передаются через аккредитованного оператора ИС ЭПД, который обеспечивает обмен между участниками и направление данных в ГИС ЭПД.
Итог
Обойтись без КЭП при работе с экспедиторскими документами можно, но только в строго ограниченных случаях:
➜ Государственные и военные перевозки
➜ Работа в зонах ЧС и КТО
➜ Форс-мажор у одной из сторон
➜ Услуги для физических лиц (не для бизнеса)
➜Работа с иностранными клиентами
Для всех остальных — оформление электронных экспедиторских документов с КЭП обязательно . Это касается поручения экспедитору, экспедиторской и складской расписок.
Что мы предлагаем:
✓ Помощь в получении КЭП для руководителя и МЧД для сотрудников
✓ Настройку рабочего места и интеграцию с учётными системами
✓ Обучение сотрудников работе с электронными экспедиторскими документами
✓ Техподдержку 24/7 — мы на связи, когда нужно
Почему мы:
✓ Аккредитованный сервисный центр и собственная техподдержка
✓ Работаем по всей России
✓Помогаем не просто «подключить», а настроить так, чтобы всё работало
Оставьте заявку на сайте — мы проконсультируем и поможем.
Или звоните: 8 800 301 26 03
Заказать звонок
