Как выбрать онлайн-кассу и создать экосистему для бизнеса?

Что такое онлайн-касса?

Онлайн-касса — аппарат для учёта продаж бизнеса. Кассовый аппарат передаёт информацию по интернету в налоговую в реальном времени.

Зачем нужна и как работает?

Для соблюдения 54-ФЗ и автоматизации продаж нужна онлайн-касса.

С онлайн-кассой сокращаются походы с бумагами в налоговую.

Владельцы могут контролировать продажи и работу сотрудников.

Процесс работы:

1. Покупатель приобретает товар или услугу и производит оплату любыми способами: наличными, картой, по QR-коду.

2. Продавец пробивает чек на кассе с фискальным накопителем (ФН).

3. Фискальный накопитель отправляет чек в оператор фискальных данных (ОФД).

4. ОФД получает данные, отправляет в налоговую и сохраняет на сервере.

Кому нужна онлайн-касса?

Онлайн-касса нужна в местах, где происходит оплата товаров, работ и услуг с физическими, юридическими лицами и ИП вне зависимости от формы расчета.

Из чего состоит онлайн-касса?

Онлайн-касса состоит из: ККТ, ФН и ОФД. Без ФН и ОФД касса будет как обычный калькулятор.

1. Контрольно-кассовая техника (ККТ) – аппарат с регистрационным номером.

2. Фискальный накопитель (ФН) – специальный чип, записывает, отправляет в ОФД и хранит данные о совершенных продажах. ФН бывает двух видов: на 15 и 36 месяцев.

3. Оператор фискальных данных (ОФД) – промежуточное звено между пользователем кассы и налоговой. Его задачи – собирать, обрабатывать и передавать информацию в налоговую.

Кому можно не использовать кассу?

Без ККТ могут обойтись:

• Кредитные организации, собственники которые сдают аренду квартир с машиноместами, мастерские по ремонту обуви, киоски с мороженым или сезонными овощами, газетами и т д. Полный список смотрите в п. 2 ст. 2 54-ФЗ.
• Образовательные и спортивные организации, центры культуры и отдыха, ТСЖ. Полный список смотрите в п. 13 ст. 2 54-ФЗ.

Что будет если не установить онлайн-кассу?

Если не применять кассу и не пробивать чек - следует штраф.

Штрафы за неприменение онлайн-кассы:

• Для организаций – от 30 тысяч рублей и выше. При повторном нарушение – приостановление деятельности до 90 суток.
• Для индивидуальных предпринимателей – от 10 тысяч рублей и выше. При повторном нарушение – приостановление деятельности на 90 суток.

Штрафы за непробитие чека:

• Для организаций – 10 тысяч рублей. Пробитие чека с ошибкой – до 10 тысяч.
• Для ИП – 2 тысячи рублей. Пробитие чека с ошибкой – до 3-х тысяч рублей.

Как подключить?

1. Приобрести кассу или арендовать.

2. Купить ФН.

3. Заключить договор с ОФД и произвести регистрацию кассы на сайте.

4. Сделать ЭЦП или подать заявление в налоговую для постановки кассы на учёт.

5. Зарегистрировать кассу в налоговой.

6. Произвести настройку оборудования.

Что учитывать при выборе онлайн-кассы?

1. Вид бизнеса.

2. Важность автоматизации.

3. Поток клиентов.

4. Программное обеспечение.

Какие бывают онлайн-кассы?

Кассы отличаются размером, функционалом и ценой.

Автономные кнопочные кассы.

Подойдут для продаж в местах с плохой связью, для мелких торговых точек и для выездной торговли.

Преимущества:

Цена.

Компактный формат.

Работают от сети и аккумулятора.

Работают от wi-fi и сим-карты.

Недостатки:

Память от 30 до 30 тысяч товаров.

Маленький экран и неудобные кнопки.

Нет операционной системы.

Нельзя перенастроить и добавить новые функции.

Нельзя подключить внешнюю товароучётную систему и не отсканировать маркированные товары.

Не подключаются к компьютеру.

Фискальные регистраторы

Фискальные регистраторы – устройство, записывает все операции с деньгами. Фискальный регистратор – часть онлайн-кассы. Включает в себя ФН и принтер чеков.

Необходимы для законной продажи и отправки чеков в налоговую через ОФД.

Работает только через подключение к компьютеру с торгово-учётным программным обеспечением.

Смарт- терминалы

Смарт-терминалы – разновидность онлайн-кассы со встроенным компьютером и сенсорным экраном.

Функционал – расчет суммы, сдачи и скидок.

Смарт-терминалы подходят для использования в оптовой и розничной торговле, в сферах общественного питания, в промышленных предприятиях и т д.

Преимущества:

1. Скорость устройства.

2. Наличие удаленного доступа к устройству.

3. Возможность подключить дополнительное оборудование через USB-порт, например весы, эквайринг, принтер этикеток.

4. Совместимы с ЕГАИС и Меркурий.

Недостатки: цена от 17 тысяч рублей.

POS-система

POS-система – набор оборудования для автоматизации бизнеса.

POS-система состоит из: pos-монитора, принтера чеков, фискального регистратора, pos-клавиатуры, дисплея покупателя, денежного ящика и считывателя данных с магнитных карт.

POS-система производит учёт и отпуск товара, приём и выдачу денежных средств и другое.

POS-система подходит для крупных торговых точек, для ресторанов, столовых, супермаркетах.

Что можно подключить к онлайн-кассе?

Для увеличения эффективности продаж может потребоваться дополнительное оборудование:

1. Сканер штрих-кодов.

Необходим для магазинов с широким ассортиментом продукции.

Сканер штрих-кодов ускоряет продажи минимум в 2 раза. Сканер полезен для продавца и покупателя. Не приходится в ручную сверять данные и искать сведения в базе данных. Стоимость и наименование выводятся на экран.

Сканер подключается к кассе через USB провод, либо через Bluetooth.

2. Терминал для оплаты картой (терминал эквайринга).

Необходим если оплата услуг и товаров происходит по карте. Например, в салонах, супер- и гипермаркетах, общественном транспорте и многих других.

Для работы необходимо приобрести терминал с эквайрингом и заключить договор с банком.

Терминал эквайринга помогает сократить время на пересчет денег, проверку купюр и выдачу сдачи.

Для клиента оплата картой помогает получить дополнительные бонусы в виде кэшбеков.

3. Терминал для бонусных карт

Необходим для точек с продажей подарочных сертификатов или дисконтных карт.

Подходит для сетевых торговых точек, которые работают по франшизе.

Важно! Не подходит для точек с собственной технологией скидок и карт.

4. Денежный ящик

Денежный ящик – специальный лоток с отделениями для монет и купюр. Используется для безопасности хранения денежных средств.

Подходит для точек с большим количеством оплат наличными.

Денежные ящики помогают выполнять роль сейфа и упорядочить работу.

5. Принтер этикеток

Принтер этикеток – устройство, печатает ценники, штрих-коды, состав товара и рекламу. Ключевая функция – маркировка товаров.

Принтер этикеток необходим при отсутствии штрих-кода.

Необходим розничным магазинам для идентификации товаров без маркировки.

6. Весы

Весы нужны для облегчения процесса торговли. Необходимо лишь подключить их к кассе через USB-провод. Данное решение актуально для сфер общественного питания, рынков.

7. Детекторы для проверки купюр

Подойдут для сфер с большим клиентским потоком, банкам и супермаркетам и ломбардам.

Устройство помогает распознать фальшивые купюры, и документы.

Дополнительное оборудование, перечисленное выше, не является обязательным, но облегчает рабочий процесс.

Приобретение весов, детекторов и других устройств зависит от потребностей конкретного бизнеса и его специфики.